Afval Alternatief optimise le rapprochement des factures et le contrôle des marges grâce à une application IA intelligente
Contexte
AfvalAlternatief est une entreprise flamande de gestion des déchets qui aide les entreprises et les PME à gérer leurs flux de déchets de manière correcte et durable. Elle travaille avec un réseau flexible de partenaires et propose des services sur mesure tels que l’enlèvement de conteneurs, des analyses de déchets et des conseils de tri. Son approche est personnelle, circulaire et efficace.
Défi
Pour chaque commande finalisée, la facture entrante du sous-traitant Ecoson devait être comparée manuellement avec la commande d’origine dans Business Central, le système ERP d’AfvalAlternatief. Ecoson fonctionnant avec son propre système distinct, celui-ci n’était pas intégré au flux de travail d’AfvalAlternatief.
Cela signifiait que les employés devaient constamment basculer entre les écrans et les onglets pour vérifier si les prix, les volumes et les conditions contractuelles correspondaient avant que la facture client ne puisse être envoyée. Un processus laborieux qui consommait beaucoup de temps et laissait peu de place au travail stratégique.
Solution
Durant le parcours Start AI avec CROPLAND, ce défi de rapprochement à trois voies est rapidement devenu évident. En conséquence, CROPLAND a développé une solution sur mesure sur la plateforme Azure, basée sur la logique du « rapprochement à trois voies » — comparant automatiquement les factures de vente, les factures d’achat et les conditions contractuelles.
Les résultats sont présentés dans un tableau de bord Excel, où les écarts sont clairement mis en évidence à l’aide de codes couleur. Cela donne à l’équipe une visibilité instantanée sur ce qui doit être vérifié, sans avoir à parcourir manuellement des centaines de lignes.
De plus, un guide d’utilisation clair a été fourni afin que les employés puissent utiliser l’outil en toute confiance de manière autonome.
Avantages
- Gain de temps : la comparaison manuelle des factures est largement éliminée.
- Détection plus rapide des erreurs : les écarts de prix ou de marge sont immédiatement signalés.
- Visibilité claire sur les marges : chaque tâche est automatiquement analysée en termes de rentabilité.
- Facilité d’utilisation : tout se passe dans un environnement Excel familier.
« Grâce à cette solution, nous avons triplé le nombre de commandes traitées automatiquement. Cela nous fait non seulement gagner du temps, mais apporte également la tranquillité d’esprit. »
— Bjorn Anthonis, directeur financier d’AfvalAlternatief
Résultats
L’application est utilisée depuis le printemps, et les gains d’efficacité sont clairement visibles. Rien qu’en juillet, AfvalAlternatief a traité plus de 750 commandes de manière semi-automatique, contre 298 en mai.
L’algorithme IA apprend également rapidement. Le premier mois, environ 10 % des factures étaient rapprochées de manière entièrement automatique. Ce chiffre est désormais passé à 35 %. Cela se traduit déjà par une économie mensuelle de trois à quatre jours de travail manuel.
L’objectif à long terme est d’atteindre 80 % d’automatisation complète. À volumes de commandes stables, cela libérerait plus de 100 jours par an de travail administratif répétitif — du temps qui peut être réinvesti dans des tâches à valeur ajoutée.