Agent de rapprochement de factures
Chaque facture d’achat contrôlée automatiquement face au bon de commande et à la réception. Seuls les écarts arrivent chez une personne.
Votre équipe confronte les factures d’achat aux bons de commande et aux bons de réception. Ce travail est répétitif, source d’erreurs et croît avec votre volume. L’agent de rapprochement de factures le fait automatiquement dans votre ERP et ne soumet que les cas douteux.
Une brique éprouvée, adaptée à votre administration
Il ne s’agit pas d’une expérience ponctuelle. C’est une brique que nous avons déjà déployée, configurée selon votre ERP, vos fournisseurs et vos marges de tolérance.
Votre équipe confronte des factures à des bons de commande. Chaque jour.
Les factures arrivent sous toutes les formes : pdf, scan, e-mail, chacune avec sa propre structure. Quelqu’un doit les ouvrir, comparer les données à l’ERP et élucider les écarts.
Autour de la clôture mensuelle, cela s’accumule. On paie trop tard ou deux fois, les fournisseurs appellent, et la clôture attend des factures encore ouvertes.
Si le volume augmente, l’équipe doit suivre. Ce travail ne passe pas à l’échelle tout seul.
De la boîte de réception au traitement, sans intervention
Lit les factures entrantes
L'agent récupère les factures d'achat directement dans la boîte mail et reconnaît les données, quel que soit le format ou le fournisseur.
Cherche la contrepartie dans votre ERP
Il relie la facture au bon de commande et à la réception corrects, 2 ou 3 voies, comme convenu.
Traite ce qui correspond
Si tout se situe dans la tolérance convenue, l'agent comptabilise lui-même. Pas d'étape intermédiaire, pas de file d'attente.
Soumet les écarts
En cas d'écart, il s'arrête et soumet le cas à une personne, avec le contexte. Vous ne décidez plus que sur les exceptions.
Tout pour que votre contrôle de factures se fasse tout seul
Comment présenter le vérificateur de factures à votre équipe
Introduire un agent est un changement pour les personnes qui font ce travail aujourd’hui. Nous le présentons donc comme un nouveau collègue : avec une mission claire et une limite tout aussi claire.
Ce dont il n’est pas sûr, il le transmet. Décider reste l’affaire des personnes.
Le Contrôleur de factures
- Travaille avec
- Reprend
Lit
- Langues
- Disponible
- Transmet
- Laisse derrière
80–90 %
Beaucoup moins de travail manuel, un processus qui évolue de lui-même
Taux d’automatisation de 80 à 90 % dans des missions comparables : traitement plus rapide, moins d’erreurs et de litiges, et un processus qui s’adapte au volume sans personnel supplémentaire.
Non structuré en entrée, structuré dans l’ERP, suivant le même modèle. Le bloc de construction est réutilisable pour différents clients et secteurs ; seules vos règles et marges de tolérance diffèrent.
Les questions qui reviennent toujours
Nous entendons cela dans presque toutes les premières conversations. Nous ne discutons donc pas, nous le montrons : nous faisons fonctionner l’agent sur les factures du mois dernier et montrons ce qu’il gère et où il s’arrête.
Alors il fait exactement ce qui a été convenu : il s’arrête. Tout ce qui dépasse la marge de tolérance est transmis à une personne, avec la raison. Chaque action est enregistrée, vous pouvez donc toujours vérifier ce qui s’est passé.
Dans les missions que nous avons réalisées jusqu’à présent, oui. Nous avons déjà travaillé avec plusieurs systèmes ERP. Lors de l’introduction, nous examinons ensemble votre configuration avant que vous ne décidiez quoi que ce soit.
Voyez-le sur vos propres
factures
Nous faisons fonctionner l’Agent de rapprochement de factures sur un échantillon de vos factures et bons de commande. Vous voyez immédiatement ce qu’il gère lui-même et ce qu’il transmet.