Factuurmatching-agent
Elke aankoopfactuur wordt automatisch gecontroleerd tegen de bestelbon en het ontvangstbewijs. Alleen de afwijkingen bereiken een persoon.
Uw team legt aankoopfacturen naast bestelbonnen en goederenontvangsten. Dat werk is repetitief, foutgevoelig en groeit mee met uw volume. De Factuurmatching-agent
doet dit automatisch in uw ERP en presenteert alleen de twijfelgevallen.
Een bewezen bouwsteen, aangepast aan uw proces
Dit is geen eenmalig experiment. Het is een bouwsteen die we al eerder hebben ingezet, geconfigureerd voor uw ERP, uw leveranciers en uw tolerantiemarges.
Uw team legt facturen naast bestelbonnen. Elke dag opnieuw.
Facturen komen in alle vormen binnen: PDF, scan, e-mail, elk met een eigen lay-out. Iemand moet ze openen, de gegevens vergelijken met het ERP en de afwijkingen uitzoeken.
Rond de maandafsluiting stapelt het werk zich op. Betalingen gaan te laat of dubbel de deur uit, leveranciers bellen en de afsluiting wacht op facturen die nog niet zijn afgehandeld.
Naarmate het volume groeit, moet het team meegroeien. Dit werk schaalt niet vanzelf.
Van mailbox naar verwerkt, zonder tussenkomst
Leest binnenkomende facturen
De agent haalt aankoopfacturen rechtstreeks uit de mailbox en herkent de gegevens, ongeacht het formaat of de leverancier.
Zoekt de tegenhanger in uw ERP
Hij koppelt de factuur aan de juiste bestelbon en ontvangst, 2-way of 3-way, zoals u het afspreekt.
Verwerkt wat klopt
Valt alles binnen de afgesproken tolerantie, dan boekt de agent zelf door. Geen tussenstap, geen wachtrij.
Legt afwijkingen voor
Wijkt er iets af, dan stopt hij en legt hij het geval voor aan een mens, met de context erbij. U beslist alleen nog over de uitzonderingen.
Alles om matching vanzelf te laten verlopen
Zo stelt u de factuurcontroleur voor aan uw team
Een agent invoeren is een verandering voor de mensen die het werk vandaag doen. Daarom stellen we hem voor zoals een nieuwe collega: met een duidelijke opdracht, en met een even duidelijke grens.
Wat hij niet zeker weet, geeft hij door. Beslissen blijft mensenwerk.
De factuurcontroleur
- Werkt met
- Neemt over
Leest
- Talen
- Beschikbaar
- Draagt over
- Laat achter
80–90%
Veel minder handmatig werk, een proces dat zichzelf schaalt
Automatiseringspercentages van 80 tot 90% in vergelijkbare projecten: snellere verwerking, minder fouten en geschillen, en een proces dat meeschaalt met het volume zonder extra personeel.
Ongestructureerd erin, gestructureerd in het ERP, volgens hetzelfde patroon. De bouwsteen is herbruikbaar voor verschillende klanten en sectoren; alleen uw regels en tolerantiemarges verschillen.
De vragen die altijd terugkomen
Dat horen we in bijna elk eerste gesprek. Dus we gaan niet in discussie, we laten het zien: we laten de agent los op de facturen van vorige maand en tonen wat hij afhandelt en waar hij stopt.
Dan doet hij precies wat is afgesproken: hij stopt. Alles buiten de tolerantiemarge gaat naar een persoon, met de reden erbij. Elke actie wordt gelogd, zodat u altijd kunt controleren wat er is gebeurd.
In de projecten die we tot nu toe hebben gedaan: ja. We hebben al met meerdere ERP-systemen gewerkt. Tijdens de introductie bekijken we samen uw setup voordat u iets beslist.
Bekijk het op uw eigen
facturen
We laten de Factuurmatching-agent los op een steekproef van uw facturen en bestelbonnen. U ziet direct wat hij zelf afhandelt en wat hij overdraagt.