Privacy Policy CROPLAND bvba (versie: 201809)

Cropland BVBA, met maatschappelijke zetel te 2600 Berchem, Willem van Laarstraat 86 bus 02, KBO 0537.953.585 (hierna genoemd “CROPLAND”, “wij” of “ons”), hecht veel belang aan de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van haar KLANTEN.

Deze Privacy Policy (hierna genoemd “Privacy Policy”) is onder meer van toepassing op (i) de contractuele dienstverlening aan onze KLANTEN, (ii) het bezoeken van onze kantoren en (iii) alle (commerciële) relaties tussen CROPLAND en haar klanten, prospecten en business partners.


Verwerkingsverantwoordelijke

CROPLAND is de verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens, die ze over haar KLANTEN verzamelt; wij willen benadrukken dat wij te allen tijde trachten te handelen in overeenstemming met de “Privacy Wetgeving”, te weten

(i) de Belgische Privacywet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (i.e. zolang niet opgeheven),

(ii) de EU Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna “Algemene Verordening Gegevensbescherming”, kortweg “AVG”) en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG en/of

(iii) de (toekomstige) Belgische wetgeving omtrent de implementatie van voornoemde AVG.

Via deze Privacy Policy tracht CROPLAND haar KLANTEN zo volledig mogelijk te informeren betreffende de wijze waarop wordt omgegaan met de persoonsgegevens die zij in het kader van de dienstverlening over hen verzamelt en verwerkt. In deze Privacy Policy wordt onder meer uiteengezet wie verantwoordelijk is voor de verwerking van de persoonsgegevens, op welke wijze de persoonsgegevens worden verwerkt, wat CROPLAND met de persoonsgegevens mag doen en hoe een KLANT zijn rechten op grond van de AVG kan uitoefenen.

Deze Privacy Policy maakt integraal deel uit van de Algemene Voorwaarden van CROPLAND.

Soorten persoonsgegevens

De samenwerking met CROPLAND noodzaakt dat CROPLAND bepaalde persoonsgegevens over haar KLANTEN dient te verwerken, zoals onder meer de voornaam, achternaam, jobtitel, telefoonnummer (mobiel en vast), e-mailadres, departement en verantwoordelijkheidsdomein(en), bezoek en facturatie-adres, BTW nummer.

Wijze van verzameling

CROPLAND kan deze persoonsgegevens verzamelen op verschillende manieren:

  • CROPLAND kan deze persoonsgegevens verkrijgen van de betrokken KLANT zelf, via mondelinge, schriftelijke of elektronische weg. Indien de betrokken KLANT wordt gevraagd om de persoonsgegevens zelf te verstrekken, dan zal CROPLAND duidelijk aangeven of het verstrekken van deze persoonsgegevens verplicht is en wat de gevolgen zijn van het niet verstrekken ervan;

  • CROPLAND kan ook persoonsgegevens van haar KLANTEN verkrijgen via andere personen dan de betrokken klant, zoals een collega-klant (bv. tijdens een dienstverlening waarin meerdere werknemers van de KLANT benaderd dienen te worden voor de uitvoering van de dienstverlening of wanneer collega’s van de KLANT geïnteresseerd zouden kunnen zijn in de diensten van CROPLAND).

Doeleinden verwerking

In het kader van de contractuele dienstverlening bij CROPLAND kunnen de volgende doeleinden van belang zijn voor het verwerken van uw persoonsgegevens:

  • De opmaak en voorbereidingen van een offerte en dienstverleningsovereenkomst;

  • Het uitvoeren van een overeenkomst met CROPLAND (incl de opvolging daarvan, bv het vermelden van uw persoonsgegevens in schriftelijke en elektronische documenten gebruikt voor het correct beheer van taken en opdrachten);

  • Het leveren van technische support of bijstand;

  • Het verzenden van facturen en de invordering van betalingen;

  • Het bevestigen van de inschrijving voor een webinar, seminarie en/of evenement;

  • Het uitvoeren van klantentevredenheidsonderzoeken en marktonderzoek;

  • Het verzenden van een nieuwsbrief, gerichte marketing, updates en aanbiedingen op grond van uw communicatievoorkeur en – desgevallend – op grond van uw expliciete goedkeuring.

  • Beveiliging van de CROPLAND kantoren.


Rechtsgrond

De verwerking vindt plaats op onderstaande rechtsgronden, naar gelang het geval:

  • U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden;

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met CROPLAND of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;

  • De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op CROPLAND rust.


Alle persoonsgegevens zullen enkel gebruikt worden in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving en in overeenstemming met de principes en modaliteiten vervat in deze Privacy Policy. Zo zullen persoonsgegevens intern enkel toegankelijk zijn voor de personeelsleden van CROPLAND die deze persoonsgegevens nodig hebben voor de doeleinden bedoeld in deze Privacy Policy.


Openbaarmaking

CROPLAND zal uw persoonsgegevens niet openbaar maken aan derden, tenzij wanneer het noodzakelijk is in kader van het verlenen van de diensten van CROPLAND en de optimalisering daarvan (zoals maar niet beperkt tot onderhoudswerken, verwerking van betalingen, het leveren van diensten aan CROPLAND, bv. Onderaanneming, en database management). In dit kader zullen uw persoonsgegevens mogelijks openbaar gemaakt worden aan payment providers, softwareleveranciers, cloud partners, datacenter, hosting partners, externe IT-consultants en dienstverleners.

Indien het noodzakelijk is dat CROPLAND in dit kader uw persoonsgegevens openbaar maakt aan derden, is de betreffende derde partij verplicht om uw persoonsgegevens te gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacy Policy.

Onverminderd het voorgaande, is het evenwel mogelijk dat CROPLAND uw persoonsgegevens openbaar maakt:

  • Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer CROPLAND hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van onze rechten;

  • Wanneer CROPLAND of nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens – dewelke CROPLAND heeft verzameld – een van de overgedragen activa zal zijn.

In alle overige gevallen zal CROPLAND uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren of doorgeven aan derde partijen, tenzij wanneer zij (i) hiervoor uw toestemming heeft bekomen en (ii) met de betreffende derde partij een dataverwerkingsovereenkomst heeft afgesloten, dewelke de nodige garanties bevat betreffende confidentialiteit en privacy conformiteit van uw persoonsgegevens.

CROPLAND draagt er zorg voor dat de verwerking van uw persoonsgegevens door deze derden steeds gebeurt conform een passend en adequaat beschermingsniveau zoals vastgelegd in de AVG, dit zelfs indien hogervermelde dienstverleners zouden gevestigd zijn buiten Europa in een gebied zonder passende beschermingsmaatregelen.

Voor het overige verstrekt CROPLAND alleen uw persoonsgegevens aan derden indien zij daartoe verplicht is op grond van enige wet- of regelgeving of indien zij hiertoe genoodzaakt is in het kader van een gerechtelijke of buitengerechtelijke procedure.


Beveiliging persoonsgegevens

CROPLAND verbindt er zich toe om redelijke, fysieke, technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen te nemen met het oog op het voorkomen van (i) ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens, alsook (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens.

CROPLAND zal alle persoonsgegevens, dewelke zij heeft verzameld, bewaren in de cloud (met datacenter(s) binnen de EU).

Niettegenstaande het veiligheidsbeleid van CROPLAND, de controles die zij uitvoert en de handelingen die zij stelt in dit kader, kan een onfeilbaar niveau van veiligheid niet worden gegarandeerd. Geen enkele methode van overdracht of doorgifte via het internet noch enige methode van elektronische opslag is 100% veilig, zodoende kan CROPLAND in dit kader geen absolute veiligheid garanderen.

Wij doen er alles aan om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te beschermen. We gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen op een zodanige manier dat de verwerking voldoet aan de eisen van de AVG en de bescherming van uw rechten garandeert.


Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het bereiken van de doeleinden beschreven in deze Privacy Policy. Wel zal CROPLAND uw persoonsgegevens zeker bewaren zolang zij daartoe wettelijk verplicht is, zoals onder meer in de volgende gevallen:

  • Financiële en boekhoudkundige gegevens: 10 jaar na 1 januari van het jaar nadat de jaarrekening werd afgesloten (art 6 § 4 jaarrekeningenwet);

  • Contactgegevens: 5 jaar na het einde van de dienstverlening tussen Cropland en haar KLANT.

Na afloop van deze bewaartermijn zal CROPLAND alle persoonsgegevens van de KLANT wissen, behalve indien CROPLAND, onder meer op basis van de bovenvermelde wettelijke bewaartermijnen, wettelijk verplicht is om deze persoonsgegevens langer te bewaren.

Uw rechten

In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over volgende privacy rechten:

  • Recht op toegang tot de persoonsgegevens die CROPLAND mogelijks over u beschikt;

  • Recht op rectificatie, vervollediging of update van uw persoonsgegevens;

  • Recht op schrapping van uw persoonsgegevens (‘right to be forgotten’) (CROPLAND wijst u er in dit kader wel op dat onze dienstverlening mogelijk niet meer verstrekt kan worden, indien u bepaalde noodzakelijke persoonsgegevens laat schrappen);

  • Recht op een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;

  • Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;

  • Recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wanneer u uw privacy rechten wenst uit te oefenen, gelieve dan contact op te nemen met CROPLAND (contactgegevens vindt u onderaan in deze Privacy Policy). U kan deze rechten in principe kosteloos uitoefenen.

Indien u geen nieuwsbrieven of informatie over onze diensten meer wilt ontvangen, kunt u zich op elk moment uitschrijven door te klikken op de knop “uitschrijven”, zoals onderaan voorzien in elke nieuwsbrief van CROPLAND.


Updates

We kunnen deze Privacy Policy op elk moment en van tijd tot tijd wijzigen. Alle updates en wijzigingen zijn onmiddellijk van kracht na kennisgeving, die we op elke mogelijke manier kunnen geven, inclusief maar niet beperkt tot het plaatsen van een herziene versie van deze Privacy Policy of een andere kennisgeving op de website van CROPLAND. We raden u aan deze Privacy Policy regelmatig te lezen om op de hoogte te blijven van wijzigingen die van invloed kunnen zijn op u, omdat uw voortdurende gebruik van de Website aangeeft dat u er nog steeds mee instemt gebonden te zijn door dit Privacybeleid.


Contactgegevens

Voor bijkomende informatie of toelichting bij deze Privacy Policy of het Privacybeleid van CROPLAND in het algemeen, verzoeken wij u vriendelijk contact op te nemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming van CROPLAND:

  • per email: dpo@cropland.be

  • per brief: schrijven gericht aan CROPLAND, t.a.v. Data Protection Officer, Willem van Laarstraat 86 bus 02, 2600 Berchem.