Agent de saisie des commandes
De l’e-mail à la commande ou au devis dans l’ERP, sans ressaisie.
Les commandes et demandes de devis arrivent sous tous les formats possibles et doivent être saisies manuellement dans votre ERP, précisément là où le chiffre d’affaires se crée. L’Agent de saisie des commandes automatise ce parcours et ne transmet à une personne que les cas douteux.
Un module éprouvé, adapté à votre processus
Un module que nous avons déjà déployé, configuré selon vos formats, votre ERP et votre logique tarifaire.
Le chiffre d'affaires attend pendant que quelqu'un ressaisit.
Texte libre, PDF, bons de commande, fiches techniques : quelqu’un doit les lire, extraire les bonnes données et les transférer manuellement dans l’ERP.
Cela prend du temps, introduit des erreurs de saisie qui n’apparaissent qu’en production ou à la livraison, et fait attendre les clients au moment même où ils comparent.
La tarification à partir de spécifications techniques exige aussi une expertise rare. Si ces deux personnes sont en congé, tout se bloque.
Un agent, tout le processus de la demande à la commande
Récupère les demandes de la boîte mail
Les commandes et demandes de devis entrantes sont récupérées, quel que soit le format dans lequel elles arrivent.
Reconnaît les données
L'agent extrait les données de commande pertinentes, y compris à partir de fiches techniques.
Structure vers l'ERP
Tout est transposé dans le format standard que votre ERP transforme en commande ou en devis.
Établit les prix et oriente les exceptions
Il complète les paramètres de tarification là où c'est pertinent. Les cas incertains sont transmis à une personne, le reste suit son cours.
Tout pour automatiser la réception et l'établissement de devis
Comment présenter le gestionnaire de commandes à votre équipe
Votre équipe inside sales n’a pas peur d’un agent, mais d’un système qui fait discrètement des erreurs. Nous le présentons donc avec ses limites : ce qu’il ne reconnaît pas avec certitude, il le signale.
C’est un renfort, pas un risque.
- Travaille avec
- REprend
Lit
- Langues
- Disponible
Y compris pendant la clôture de fin de mois et la fermeture estivale
- Transmet
- Laisse derrière
Plus rapide de la demande à la commande, avec moins d’erreurs.
Délai plus court de la demande au devis ou à la commande, moins d’erreurs de saisie, tarification plus cohérente, moins de dépendance aux experts individuels, et personnel libéré pour les exceptions et le contact client.
Chaque commande suit le même schéma
Non structuré à l’entrée, structuré dans l’ERP. Ce même schéma revient chez chaque client : ce bloc est donc déployable encore et encore, sans travail sur mesure.
Références
Les questions qui reviennent toujours
En général, cela signifie que la logique est dans la tête de deux personnes. Nous la formalisons ensemble et la configurons dans l’agent. Ce qui ne peut pas être capturé reste un cas douteux et est transmis à une personne.
C’est précisément le point de départ. L’agent est conçu pour des entrées non structurées ; il n’attend aucun modèle fixe. Plus il y a de variations, plus le gain de temps est important.
C’est l’inverse. Aujourd’hui, le temps de votre équipe inside sales part dans la ressaisie. Une fois que l’agent s’en charge, ce temps est libéré pour les échanges qui comptent vraiment.
Voyez-le sur vos propres
demandes
Nous faisons tourner l’Agent de saisie des commandes sur une sélection de vos demandes entrantes. Vous voyez ce qui passe automatiquement et où cela s’arrête.