Order Intake Agent
Van e-mail naar order of offerte in het ERP, zonder overtypen.
Orders en offerteaanvragen komen in alle mogelijke formaten binnen en moeten handmatig in uw ERP worden ingevoerd, precies op het punt waar omzet wordt gecreëerd. De Order Intake Agent handelt dat traject automatisch af en stuurt alleen twijfelgevallen door naar een persoon.
Een bewezen bouwsteen, aangepast aan uw proces
Een bouwsteen die we al eerder hebben ingezet, geconfigureerd voor uw formaten, uw ERP en uw prijslogica.
Omzet wacht terwijl iemand gegevens overtypt.
Vrije tekst, pdf’s, inkooporders, technische specificatiebladen: iemand moet ze lezen, de juiste gegevens extraheren en deze handmatig overzetten naar het ERP.
Dat kost tijd, veroorzaakt invoerfouten die pas bij productie of levering aan het licht komen, en laat klanten wachten op het moment dat ze aan het vergelijken zijn.
Prijsbepaling op basis van technische specificaties vereist bovendien schaarse expertise. Als die paar experts met verlof zijn, loopt het proces vast.
Eén agent, het volledige traject van aanvraag tot order
Haalt aanvragen uit de mailbox
Binnenkomende bestellingen en offerteaanvragen worden opgepikt, in welk formaat ze ook toekomen.
Herkent de gegevens
De agent haalt de relevante bestelgegevens eruit, ook uit technische specificatiefiches.
Structureert naar het ERP
Alles komt in het standaardformaat dat uw ERP omzet in een bestelling of een offerte.
Bepaalt prijzen en routeert uitzonderingen
Hij vult de prijsparameters in waar van toepassing. Twijfelgevallen gaan naar een persoon, de rest loopt door.
Alles om intake en offertes te automatiseren
Hoe u de orderverwerker introduceert bij uw team
Uw inside sales-team is niet bang voor een agent, maar voor een systeem dat stilletjes fouten maakt. Daarom presenteren we het met de grenzen duidelijk aangegeven: wat het niet met zekerheid herkent, legt het voor.
Dat maakt het een versterking, geen risico.
- Werkt met
- Neemt over
Leest
- Talen
- Beschikbaar
Ook tijdens de maandafsluiting en de zomersluiting
- Draagt over
- Levert op
Sneller van aanvraag naar order, met minder fouten.
Snellere doorlooptijd van aanvraag naar order of offerte, minder invoerfouten, consistentere prijsstelling, minder afhankelijkheid van individuele experts en personeel dat wordt vrijgemaakt voor uitzonderingen en klantcontact.
Elke order volgt hetzelfde patroon
Ongestructureerd erin, gestructureerd in het ERP. Datzelfde patroon keert bij elke klant terug, waardoor de bouwsteen steeds opnieuw inzetbaar is zonder maatwerk.
Referenties
De vragen die altijd terugkomen
Meestal betekent dit dat de logica in de hoofden van twee mensen zit. We leggen die logica samen vast en configureren deze in de agent. Wat niet kan worden vastgelegd, blijft een twijfelgeval en gaat naar een persoon.
Dat is precies het uitgangspunt. De agent is gebouwd op ongestructureerde input; hij verwacht geen vast sjabloon. Hoe meer variatie, hoe groter de tijdsbesparing.
Integendeel. Vandaag gaat de tijd van uw inside sales op aan overtypen. Zodra de agent dat overneemt, komt die tijd vrij voor de gesprekken die er echt toe doen.
Zie het op uw eigen
aanvragen
We testen de Order Intake Agent op een selectie van uw binnenkomende aanvragen. U ziet wat er automatisch doorloopt en waar het stopt.