Subsidies voor uw AI-project?

Controleer of u in aanmerking komt

Complexe HR-uitdagingen aanpakken met AI-oplossingen

Achtergrond

Complexiteit zorgt voor veel vragen waarop medewerkers een correct antwoord verwachten, waardoor HR teams onvoldoende toekomen aan hun expertise waar die het meest telt. Op de Global Payroll Complexity Index, die landen wereldwijd rangschikt volgens de complexiteit van hun payrollsystemen, staat België op de derde plaats. De stijgende vraag naar hybride werken maakt dit nog uitdagender. In deze context liggen de verwachtingen voor HR medewerkers hoog. “Complexiteit brengt vragen met zich mee voor HR professionals. Medewerkers vinden het antwoord vaak terug in de policies en procedures die hun werkgever communiceert. Toch raadplegen ze liever hun HR collega’s rechtstreeks. Daardoor komt HR onvoldoende toe aan de domeinen waar ze echt waarde kunnen creëren en voldoening uit halen. Daarom onderzoeken we welke rol AI hierin kan spelen, in samenwerking met CROPLAND, een Antwerpse expert in AI oplossingen,” zegt Frank De Weser. “We zijn gespecialiseerd in drie domeinen,” legt Geert Vromman uit. “We ondersteunen bedrijven bij hun AI en datastrategie, we nemen data engineering taken op ons, en we ontwikkelen machine learning modellen als fundament. Vandaag is krachtige cloudtechnologie ruim beschikbaar, waardoor we ons aanbod hebben uitgebreid met de integratie van cloudtechnologie in oplossingen op maat. Dat is precies wat we nu doen bij Syntegro.”

Uitdaging

Payroll medewerkers bij klanten van Syntegro worden overspoeld met terugkerende, maar sterk persoonsgebonden vragen, over verlof, bedrijfswagens, thuiswerk en meer, binnenkomend via mail, WhatsApp, sms en telefoon. In de praktijk verwerkt één HR afdeling zo’n 20.000 van dergelijke vragen per jaar. Meer dan 10% van de tijd van een payroll medewerker gaat naar het beantwoorden van deze standaardvragen, tijd die niet kan gaan naar waar ze écht waarde toevoegt.

Oplossing

CROPLAND en Syntegro ontwikkelden een AI chatbot die snel en accuraat veelgestelde HR vragen beantwoordt, wat de werklast van HR teams verlicht. “Met de chatbot willen we vooral antwoorden bieden op eenvoudige vragen, zonder tussenkomst van een HR medewerker,” legt Geert uit. “Denk aan vragen zoals: ‘Er zit een barst in de voorruit van mijn bedrijfswagen, wat moet ik doen?’ of ‘Hoeveel dagen mag ik thuiswerken, en hoe vraag ik dat aan?'” De chatbot is gebouwd op een RAG architectuur (retrieval augmented generation), die uitsluitend steunt op de eigen interne documenten van de klant om foutieve antwoorden te vermijden, gecombineerd met identificatie van de vraagsteller (rol, statuut, anciënniteit) zodat het antwoord op maat is. Documentatiekwaliteit bleek een kritische succesfactor: de bestaande HR documentatie moet duidelijk en consistent zijn opdat de chatbot betrouwbaar kan werken. Het is cruciaal dat de antwoorden van de chatbot accuraat zijn. Bij een te complexe vraag verwijst de chatbot door naar een HR medewerker, of tijdens kantooruren naar mail of telefoon als er geen antwoord gevonden wordt. De uitrol gebeurde gefaseerd: eerst testten de payroll medewerkers zelf de chatbot, en pas nadat er voldoende vertrouwen was, ging deze live voor alle medewerkers.

Voordelen

Resultaten

Tijdens een pilootimplementatie gebruikten 400 medewerkers de assistent, waarvan 65% bereikt werd binnen 4 maanden na lancering. Dit resulteerde in een daling van 40% in HR tickets. Op basis van de bespaarde tijd op standaardvragen komt dit neer op een besparing van meer dan €80.000 per jaar per 1.000 werknemers.