CROPLAND ontwikkelde de Order Intake Agent, die inkomende offerte- en orderaanvragen analyseert, inclusief meegestuurde technische specificatiebladen, en bepaalt of een document een bestelbon is. Heeft de agent onvoldoende zekerheid, dan stuurt hij het document door naar een medewerker voor controle. De agent combineert een OpenAI GPT-taalmodel met de bestaande IT-omgeving van Sibelco en is geïntegreerd met SAP als ERP-systeem en Salesforce als CRM-platform. In Salesforce worden inkomende e-mails als cases geregistreerd en worden de bijlagen ontkoppeld, zodat de agent elk document afzonderlijk kan analyseren en classificeren. Die classificatie bepaalt welke documenten verder gaan, terwijl de eigenlijke orderverwerking in SAP via een afzonderlijke automatisering verloopt. CROPLAND bouwde daarnaast een voorspellend model dat irrelevante bijlagen filtert en een CRC-check die dubbele verwerking van documenten voorkomt. Veel businessregels waren doorheen de jaren gegroeid en zaten deels in de hoofden van het Customer Service-team, met heel wat uitzonderingen. Daarom startte het project met een AI-discoverysessie waarin de gebruikers mee de processen, beslissingsbomen en uitzonderingen in kaart brachten. Vervolgens ontwikkelde en testte CROPLAND de oplossing uitgebreid binnen de beveiligde IT-omgeving van Sibelco. Sibelco koos voor CROPLAND omwille van de ervaring met AI- en GenAI-projecten, de kennis van de Azure-omgeving en interne datahuishouding van Sibelco, en de bereidheid om ook na de oplevering betrokken te blijven bij onderhoud, steekproeftesten en monitoring.